ادارة الشؤون المالية والإدارية

وحدة الشؤون المالية:

الهدف العام: تطبيق السياسات المالية المعتمدة للجمعية والمشاركة الفاعلة في التخطيط المالي للجمعية لتحقيق أهدافها.

المهام التفصيلية:

  • مراقبة التدفقات النقدية للجمعية.
  • مراقبة الصرف والانفاق والتقيد ببنود وعناصر الموازنة وبيان أوجه وأسباب الانحرافات.
  • إبقاء وضع السيولة النقدية سليما لتمكين الجمعية من الوفاء بالتزاماتها تجاه العاملين والفئات المستهدفة والمتعاملين الخارجيين معها.
  • التعاون مع المراجع الخارجي وتزويده بجميع البيانات والمعلومات اللازمة لإنجاز ميزانية الجمعية في موعدها من كل عام.
  • متابعة تطبيق النظم والسياسات المحاسبية المتبعة بالجمعية..
  • التحقق من دقة المستندات المحاسبية قبل قيدها بالدفاتر.
  • متابعة المعاملات مع المصارف واعتماد التسويات المصرفية.
  • التحقق من مراجعة وتدقيق كشوف الرواتب الشهرية.
  • التأكد من مطابقة رصيد الصندوق مع رصيد الدفاتر للجمعية حسب الحاجة بحيث لا تقل عن مره واحدة في الشهر.
  • المشاركة في تجهيز ميزانيات / موازنات الجمعية وفروعها.
  • اعداد اية تقارير مالية تطلب من قبل مجلس الإدارة / المدير التنفيذي.
  • المساهمة في وضع الموازنات التقديرية الخاصة باحتياجات ومصروفات الجمعية.
  • اعداد التقارير المالية والموازنات التقديرية بشكل دوري (شهري) وتقديمها للمدير التنفيذي واعتمادها والمصادقة عليها من قبل مجلس الإدارة والمدير التنفيذي.
  • تزويد مجلس الإدارة بأية دراسات مالية وحسابية عن الجمعية او أي نشاط مالي تمارسه.
  • تقديم النصائح والبدائل التمويلية للإدارة العليا.

وحدة الشؤون الإدارية:

الهدف العام: تطبيق السياسات الإدارية المعتمدة للجمعية والمشاركة الفاعلة في تطوير الموارد البشرية في الجمعية لتحقيق أهدافها.

المهام التفصيلية:

*اقتراح برامج لتطوير القوى البشرية شاملا المشاركة في الدورات والندوات وورش العمل والمؤتمرات بشكل يتلاءم مع احتياجات الجمعية وبنفس الوقت يحقق ذات العاملين ويلبي طموحاتهم الوظيفية والشخصية.

*وضع الضوابط والأساليب الفاعلة لتوفير بيئة عمل ملائمة واقتراح سياسة حوافز للعاملين الجادين والمتميزين.

*ابداء المشورة للمدير التنفيذي حول السياسات والتشريعات والتعليمات والقرارات بما يضمن رفع مستوى أداء الموارد البشرية والخدمات الإدارية في الجمعية وذلك لتحقيق أهداف الجمعية.

*الاشراف على تطبيق سياسات الجمعية الخاصة بالتوظيف والرواتب باستخدام برنامج شؤون الموظفين والرواتب.

*التحقق من التزام الموظفين بسياسة الدوام في الجمعية بالإشراف على ساعات الحضور والتحقق من جاهزيتها وملائمتها للبرنامج المطبق في الجمعية.

*الاشراف على تطوير نظم وبرامج التدريب والتطوير بالتنسيق مع كافة إدارات واقسام الجمعية وحصر احتياجاتها وتنظيم برامج التدريب اللازمة والتحقق من تقييم نتائج التدريب.

*الاشراف على حفظ المستندات وتوثيقها وتطبيق سياسات الجمعية الخاصة بتداولها ومدة الاحتفاظ بها.

*الاشراف على صيانة المباني والمرافق العامة وادامتها على مشاريع التوسع او التطوير وعلى النظافة والمظهر العام.

*الاشراف على توفير احتياجات الجمعية من المواد / الاشغال / الخدمات من المصادر المحلية والاشراف على تنفيذ الإجراءات الخاصة بالشراء المباشر او عن طريق استدراج العروض بإشراف اللجنة الخاصة وفقا للوائح المعمول بها في الجمعية.

*متابعة أمور السلامة العامة للأفراد والممتلكات ومتابعة كافة عقود الجمعية.

*الاشراف على سيارات الجمعية المملوكة ومتابعة صيانتها وترخيصها وتأمينها وتشغيلها.

*الاشتراك في المجالس واللجان الدائمة والمؤقتة داخل الجمعية المنصوص عليها او التي تشكل وفقا للأنظمة والتعليمات والقرارات.